Технология работы программной платформы:

Преимущества программной платформы для участника мероприятия:

1. Участники конференции получают качественное обслуживание, соответствующее международным стандартам работы.
2. On-line регистрация в любое удобное время.
3. Мгновенное подтверждение регистрации.
4. Возможность корректировать и дополнять личную информацию в профайле с помощью индивидуального логина и пароля.
5. Оперативное получение обновлений.
6. Возможность просматривать профайлы других участников мероприятия, вести переписку и назначать встречи.
7. Современный интерфейс и удобство в работе.

Преимущества программного обеспечения  ИСУП «Форум»® для оргкомитета:

1. Автоматизация работы оргкомитета позволяет оперативно работать с мероприятиями любого масштаба.
2. Автоматизированные рассылки сообщений всем зарегистрированным участникам с последующим отслеживанием переписки.
3. Автоматизация договорных и финансовых взаимоотношений с участниками.
4. Корректировка персональной информации с минимизацией ошибок оператора.
5. Интеграция полученных данных в систему бухгалтерского учета, возможность ведения статистического учета.
6. Маркетинговые функции ведения базы с данными участников.
7. Ведение архива, персональный доступ к регистрационным данным.
8. Двуязычная версия регистрационной формы (русский/английский).

Регистрация on-line и ввод личных данных
Участники мероприятия заполняют регистрационную форму on-line на web-странице, созданной специально для этого мероприятия. Модуль «Анкета регистрации» может содержать любые вопросы, ответы на которые, наряду с реквизитами участника, необходимы Оргкомитету. Заполнив заявку, участники получают автоматически сгенерированное сообщение с подтверждением регистрации и индивидуальным логином и паролем для входа в «Личный кабинет», где они могут в дальнейшем корректировать или дополнять личную информацию. Здесь же, в «Личном кабинете», участник мероприятия может заказать дополнительные услуги (например, проживание в гостинице, трансферы или экскурсионные программы), а также зарегистрировать своего помощника, водителя, сопровождающее лицо и, конечно же, получить аккредитацию на личный автотранспорт. Предусмотрена функция загрузки фотографии и просмотра личного беджа.

Утверждение участника
После утверждения участника в модуле «Оргкомитет» или автоматического подтверждения участия после прихода оплаты, система разрешает печатать бедж. Участник может получить его из системы в модуле "Аккредитация" в любой точке города, где установлен пункт аккредитации. На бедж может быть нанесена любая необходимая информация: ФИО участника, организация, номер сектора и места в пленарном зале, реклама спонсора. Если участник не успел загрузить свою фотографию в «Личный кабинет», то в модуле "Аккредитация" предусмотрена интеграция с фотоаппаратом, с помощью которого фотография участника помещается на бедж. Бедж может быть бумажным, бесконтактной смарт-картой, бедж со штрих-кодом.

Прием тезисов докладов
Если участник одновременно является докладчиком, в "Личном кабинете" предусмотрена возможность загрузки тезисов доклада. Для этого предназначен модуль «Прием тезисов докладов, статей, презентаций», в котором очень просто внести текст своего доклада или прикрепить файлы. Оргкомитет в модуле «Программный комитет» может согласовать и утвердить поданные тезисы и отправить на верстку в модуле «Формирование макета сборника докладов». Выгрузка для печати происходит в формате PDF.

Работа базы данных
Все полученные данные автоматически попадают в базу данных оргкомитета мероприятия. Оргкомитет в виде отчетов может в любой момент получить информацию о том, сколько участников зарегистрировалось, сколько внесло регистрационный взнос, сколько имеют задолженность, и любые другие данные, в том числе те, которые участники вносят в "Личном кабинете". Простые отчеты можно сформировать в модуле "Менеджер по работе с участниками", который по функционалу похож на таблицу Excel с использованием автофильтра. Если же необходимы сложные консолидированные отчеты для данных, которые необходимо представлять в виде процентов, долей или общих таблиц, то в этом случае поможет специализированный модуль "Отчеты".

Работа персонализированных рассылок
При возникновении необходимости проинформировать любого из участников об изменениях в программе мероприятия или пригласить на следующие деловые мероприятия группу участников, нужно воспользоваться модулем «Массовые персонализированные рассылки». Оргкомитет формирует письмо, а система автоматически рассылает его указанной группе участников, формируя персональное обращение в теме и теле письма.

Работа с автоматически формирующимися договорами, счетами и оплатой участия
Для удобства бухгалтерии предусмотрен модуль «Финансово-юридический», формирующий договор и бухгалтерские документы в зависимости от вида участника - юридическое лицо, физическое, резидент, не резидент. Участник самостоятельно распечатывает документы, формируемые в формате pdf (для исключения внесения несанкционированных изменений участником), а вторые, подписанные со своей стороны экземпляры перед мероприятием отдает делегат-менеджерам при получении беджа. Оплатить свое участие, помощника или сопровождающего лица, а также заказ дополнительных услуг участник мероприятия может, распечатав автоматически сгенерированный системой счет или с помощью кредитной карты с использованием модуля «Интеграция с платежным шлюзом ASSIST». Для простоты учета всех финансовых операций используется Шлюз интеграции с 1С: Бухгалтерия, который позволяет сразу же видеть проводки платежей участников, а также их задолженности. Контрагенты автоматически заносятся в учетную программу, не допуская дублирования или ошибок. Если устроители мероприятия планируют обеспечивать участников дополнительным сервисом, в виде экскурсий, трансферов, культурной программы, то в этом случае будет незаменим модуль «Дополнительные услуги», в котором участники увидят весь список сервисных услуг, смогут их запланировать и получить платежный документ или расплатиться кредитной картой. Заказ гостинниц ввиду сложности квотирования мест и особой логики приема гостей, например "ранний въезд - поздний выезд" осуществляется в специализированном модуле «Гостиничное размещение».

Управление контактами и коммуникациями
Перед началом и в течение мероприятия участник может назначить встречу с другим участником, используя модуль «Программа мероприятия», в котором интерактивное расписание поможет деловым людям запланировать в свободное от посещения конференций время, личные и деловые встречи.
Модуль «Менеджер по работе с участниками» представляет собой Windows-приложение, базу данных, в котором хранятся данные участников текущих и прошлых мероприятий со всем присущим клиентским базам функционалом. Кроме функции хранения, редактирования и внесения информации об участниках, модуль является удобным маркетинговым инструментом, не позволяющим потерять контакт с клиентом. Специализированный модуль «Рассадка в зале» в удобной интерактивной форме позволит назначить каждому из участников индивидуальное место или в соотвествии с квотой определить сектор, где должен сидеть гость. Данная информация может отображаться на бедже, который получает участник мероприятия на точке аккредитации.

Работа с данными технического персонала
На крупных форумах всегда бывает значительное количество технического персонала, который должен быть обеспечен доступом к оборудованию и выполеннию собственных функций. Для этого предназначен модуль «Учет и регистрация обслуживающего персонала». В случае проведения статусных мероприятий Оргкомитету может потребоваться зонирование площадки для ограничения доступа техперсонала и других людей, не прошедших проверку компетентными органами в зону присутствия охраняемых особ. Для этого используется Шлюз интеграции с системами контроля доступа, который уже не раз прошел проверку в работе у служб безопасности.