Состав системы

Программный комплекс ИСУП «Форум»®, в общем виде, имеет модульную структуру. Большая часть модулей могутт работать независимо от наличия других модулей. Полный комплекс представлен на иллюстрации ниже.
Нажав на название модуля в списке, вы можете прочесть краткое описание его функциональности.

Модуль «Отчеты»

Модуль «Анкета регистрации основного объекта (участника мероприятия или организации)»
Размещение на сайте мероприятия интерактивной анкеты для регистрации данных участников мероприятия (организаций, участвующих в мероприятии), с последующим занесением данных анкеты в базу данных мероприятия и работы менеджера с полученной информацией. После заполнения анкеты участник (контактное лицо организации) получает на указанный e-mail персонализированное письмо о регистрации, в письме может быть продублирована информация из анкеты для проверки, сообщен индивидуальный логин/пароль для последующего входа в Личный кабинет и т.п. Язык письма может выбираться автоматически в зависимости от выбранного участником языка для переписки. Регистрация возможна на русском и любом другом языке. Анкета может содержать любые поля для ввода данных и может быть разбита на несколько последовательных шагов, на каждом из которых осуществляется любой спектр проверок внесенных данных.

Модуль «Анкета регистрации подчиненного объекта (сопровождающего лица, представителя организации)»
Размещение на сайте мероприятия интерактивных анкет, отличных от анкеты участника. Анкета может предоставлять как возможность регистрировать неограниченное число представителей от одной организации, так и ограничивать количество представителей в соответствии с квотой, максимальное количество представителей может вычисляться в зависимости от параметров организации. После оформления анкеты заполнителю отсылается письмо о регистрации с необходимой информацией. Анкеты регистрации могут быть доступны как отдельно, так и из модуля Личный кабинет.

Модуль «Личный кабинет»
Размещение на сайте мероприятия Личного кабинета участника, доступного по индивидуальному логину и паролю. В Личном кабинете участника могут быть размещены все или некоторые из следующих разделов:

• подтверждение участия (для участников по приглашениям от оргкомитетов);
• редактирование персональной информации (информации об организации);
• регистрация сопровождающих лиц;
• заказ гостиничных номеров, визовой поддержки;
• заказ дополнительных услуг (экскурсии, банкеты, билеты, CD с тезисами, т.д.);
• заказ трансферов, иного транспортного обслуживания;
• загрузка фотографии, просмотр макета беджа;
• формирование договоров на услуги;
• прием оплат в режиме он-лайн (по кредитной карте);
• формирование документов на оплату (счет, инвойс, квитанция для оплаты в Сбербанке);
• подача тезисов докладов, презентаций.

Модуль «Менеджер по работе с участниками»
Работа с данными участников. Занесение и редактирование данных новых участников, отслеживание изменений, произведенных участниками в Личном кабинете на сайте мероприятия, предварительный сбор и работа с фотографиями участников для беджей, формирование приглашений, договоров для участников, отправка персонализированных е-писем, формирование статистических отчетов по спискам участников, внесение комментариев, отслеживание финансового статуса участника, просмотр тезисов и т.п.

Модуль «Массовые персонализированные рассылки»
Создание и редактирование шаблонов писем и прилагаемых документов. Отправка группе участников, выбранных по любой комбинации признаков, персонализированных писем с приложенными персонализированными документами. Документы формируются в формате pdf. Осуществляется логирование отправки документов. Отправка рассылки может осуществляться как сервером автоматически, так и с использованием почтового клиента, установленного на компьютере пользователя (для сохранения рассылки в истории переписки). Рассылка может осуществляться как по e-mail, так и по факсу.

Модуль «Отчеты»
Отображение любых отчетов содержащих данные как статистического характера, так и сводную информацию, полученную после отбора по заданным критериям. Информация может экспортироваться в MS Excel, MS Word.

Модуль «Оргкомитет»
Работа со списками участников с целью утверждения кандидатов на участие в мероприятии, определение категории и платности участия, формирование статистических отчетов. Возможность отложить решение об утверждении кандидата на определенный срок. После утверждения или отказа кандидату может автоматически отправляться информационное письмо. Данное письмо может содержать логин/пароль для входа в Личный кабинет.

Модуль «Финансово-юридический»
Регистрация плательщика с последующим формированием Договора, Счета, Акта, Счета-фактуры. Допускается использование одного плательщика для формирования нескольких договоров. Предусмотрена различная схема финансово-юридических взаимоотношений со следующими типами плательщиков: организация-резидент РФ, организация-нерезидент РФ, физическое лицо-резидент РФ, физическое лицо-нерезидент РФ. Для каждого типа плательщика отдельно предусмотрены: набор информации, проверки корректности, формы документов и типы оплаты. Регистрация плательщика и формирование документации предусмотрены как из Личного кабинета участника, так и из модуля менеджера по работе с участниками с возможностью последующей отправки документов по электронной почте. Учет поступления средств. Так же, возможно подключение платежного Интернет-шлюза для приема платежей по кредитным картам.

Модуль Шлюз интеграции с 1С:Бухгалтерия
Осуществляется автоматический обмен информацией между ПК ИСУП «Форум» и ПО 1С Бухгалтерия 7.0, 8.x в составе:

• выходная информация
• контрагенты (плательщики)
• договора
• входная информация
• поступление средств по договору на расчетный счет.

Модуль «Аккредитация»
Печать беджей участников мероприятия на основании данных списков участников. Регистрация новых участников, проверка возможности выдачи беджа (на основании одного или нескольких признаков), возможности запрета повторной печати беджа, возможность выдачи беджей разного уровня допуска на мероприятие (уровень допуска может задаваться комбинацией признаков), фотографирование участников на бедж, печать разных видов беджей (бумажный бедж, бесконтактная смарт-карта, беджи со штрих-кодом). Настройка внешнего вида (макета) беджей.

Модуль «Интеграция с платежным шлюзом ASSIST»
Задачами модуля интеграции с платежным шлюзом через удаленный доступ является получение информации о плательщике и его заказе, сделанном из других модулей ИСФ, обмен информацией с платежным шлюзом ASSIST для проведения финансовых операций, получение информации о транзакции сразу после ее завершения.

Модуль «Дополнительные услуги»
Заказ участниками на сайте мероприятия дополнительных услуг, в том числе и оплачиваемых, например:

• трансферы;
• долгосрочное транспортное обслуживание;
• экскурсии;
• банкеты;
• гостиничное размещение без квотирования и т.п.

Данные по заказам дополнительных услуг, а также управление квотами, доступны в интерфейсе менеджера для дальнейшей их обработки и формирования необходимых отчетов.

Модуль «Конфигуратор»
Конфигуратор представляет собой специализированный модуль, в котором пользователь может вносить изменения в существующие прикладные решения. Конфигуратор представляет необходимые инструменты для создания и настройки форм диалогов, механизмов работы пользователей с данными и прав доступа пользователей к различной информации.

Модуль «Гостиничное размещение»
Настройка номерного фонда (редактирование перечня гостиниц, номеров, стоимости проживания, заполнение квот номеров и периодов проживания), формирование связей между типами номеров и группами участников, настройка параметров ранний заезд и поздний выезд, формирование статистических отчетов по номерному фонду.
Работа с заявками на гостиничное размещение:
В режиме он-лайн прием и обработка заявок на гостиничное размещение, заполненных участниками на сайте, самостоятельное формирование менеджером по работе с участниками заявок на размещение, формирование статистических и финансовых отчетов по заявкам на размещение, по остаткам квоты, по стоимости квот и т.п.

Модуль «Прием тезисов докладов, статей, презентаций»
Возможность в Личном кабинете участников в режиме он-лайн принимать тезисы в установленном формате, с целью последующего формирования сборника тезисов. Размещенные тезисы доступны для участника и менеджера для просмотра, редактирования и удаления, реализована функция закрытия приема и изменения тезисов.

Модуль «Программный комитет»
Модуль предоставляет доступ представителям программного комитета к поданным тезисам с целью оценки тезисов несколькими представителями. Тезисы принимаются или отклоняются на основании средней оценки. Модуль предусматривает разделение доступа к тезисам посекционно. Также предусмотрена возможность определения формы доклада (устный/стендовый).

Модуль «Учет и регистрация обслуживающего персонала»
Возможность эффективной работы с данными большого числа обслуживающих организаций (застройщики выставочных стендов, переводчики, другой технический персонал). Автоматизация формирования списков персонала для последующей аккредитации и регламентации допуска на площадку мероприятия. Квотирование допуска технического персонала на площадку.

Шлюз интеграции с системами контроля доступа
При печати беджей на бесконтактной смарт-карте или беджей со штрих-кодом информация о соответствии участника, уровня его допуска, кода смарт-карты или штрих-кода транслируется в систему контроля и учета доступа на мероприятие. Данное решение позволяет значительно повысить безопасность мероприятия, контролировать оплату регистрационного взноса, а также получать всеобъемлющую статистику по перемещению участников по площадке.

Модуль «Распределенная аккредитация»
Предназначен для формирования бейджей аналогичных формируемым в модуле аккредитации на географически удаленных от основной площадки точках аккредитации. Связь между модулем и сервером ИСУП осуществляется по каналам Internet использованием защищенного SSL соединения. Обеспечивается функционирование любого количества удаленных точек аккредитации, работающих с единой базой данных мероприятия для исключения повторной выдачи бейджа и централизованного контроля за ходом аккредитации. 

Модуль «Программа мероприятия»
Автоматизация верстки программы мероприятия. Интерфейс для записи участников на мероприятия программы. Контроль заполняемости залов. Обмен сообщениями между участниками мероприятия.

Модуль «Формирование макета сборника докладов»
Принятые тезисы, другие материалы от участников могут быть сверстаны в виде единого сборника с оглавлением и авторским индексом. Макет сборника формируется в формате MS Word, TeX.

Модуль «Участник выставки»
Автоматизирует процесс регистрации экспонента со своими условиями (обычный, льготный, спонсор и проч.) Аккредитация экспонента, транспорта, печать беджей. Заявка на выставочное место, выбор площади (расположение, метраж, тип застройки, конфигурация). Выбор оборудования (столы, стулья, стойки, конторки и проч.) и дополнительных услуг (заявка на фриз, нанесение логотипа, и проч.).

 
наверх